Tujuan Penggalangan Dana
Biasanya, ketika ditanya pertanyaan “berapa banyak uang yang ingin Anda kumpulkan di acara Anda?”, sebagian besar tuan rumah mengerti bahwa mereka belum cukup memikirkannya. Mereka tahu apa yang idcjoker mereka lakukan dengan uang yang dihasilkan, tema seperti apa yang ingin mereka miliki, bahkan mungkin berapa banyak orang yang akan datang. Tetapi mereka sering tidak menyebutkan jumlah yang ingin mereka hasilkan.
Menetapkan tujuan nyata untuk berapa banyak uang yang ingin Anda hasilkan adalah titik awal utama untuk setiap acara penggalangan dana yang sukses. Tujuannya harus menentukan nilai tiket Anda, jumlah sponsor yang Anda minta, dan batas pengeluaran Anda. Penggalangan dana yang sukses tidak harus sulit diatur – Anda hanya perlu mengikuti langkah-langkah berikut:
- Putuskan berapa banyak uang yang ingin Anda hasilkan dari fungsi tersebut.
- Nilai tiket Anda sesuai dengan itu sehingga mereka menutupi pengeluaran Anda dan tujuan keuntungan yang Anda inginkan.
- Carilah sumber pendapatan lain di malam hari.
- Minimalkan biaya overhead Anda.
- Buat draf laporan pendapatan dan overhead yang Anda usulkan untuk melihat bagaimana Anda melacaknya.
- Jelas kunci keuntungan Anda adalah untuk memaksimalkan pendapatan Anda dan meminimalkan biaya overhead Anda. Sama fundamentalnya dengan konsep ini, banyak penyelenggara acara mengabaikannya saat menjalankan penggalangan dana.
Panduan ini akan membantu Anda melalui metode penghitungan pendapatan dan pengeluaran Anda dan memberi Anda tip tambahan untuk memaksimalkan acara Anda sehingga Anda dapat memenuhi atau bahkan melampaui tujuan Anda.
Mendapatkan penjualan tiket Anda dengan benar adalah satu-satunya hal terpenting yang dapat Anda lakukan dalam hal mengadakan acara penggalangan dana yang sukses. Jika Anda menetapkan harga tiket dengan benar dan memenuhi tujuan penjualan Anda, segala sesuatu yang lain akan berjalan dengan mudah.
Idealnya Anda ingin keuntungan bersih yang Anda inginkan untuk acara tersebut dikunci oleh penjualan tiket bahkan sebelum acara dimulai. Namun, untuk melakukan ini, Anda perlu menentukan harga tiket Anda dengan benar dan memiliki perkiraan yang cukup baik tentang jumlah tiket yang kemungkinan besar akan Anda jual.
Tanyakan kepada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut untuk menetapkan harga tiket Anda:
- Berapa banyak uang yang ingin Anda hasilkan? Ini akan menjadi keuntungan bersih yang Anda inginkan.
- Berapa banyak tiket yang dapat Anda jual untuk fungsi ini?
- Berapa total pengeluaran Anda?
- Berapa total laba bersih dan pengeluaran Anda? Ini akan menjadi kotormu
- Laba bersih + biaya = kotor
- Bruto? tiket = harga tiket
Sebagai contoh:
- Kami ingin menghasilkan $3500 dari fungsi kami
- Kami berasumsi kami dapat menjual 200 tiket
- Total pengeluaran kami adalah $1500
- $3500 + $1500 = $5000
- 200 tiket = $25 per tiket, yang mencakup pengeluaran dan keuntungan yang Anda inginkan.
Jika harganya mungkin terlalu tinggi untuk sebagian besar audiens Anda, maka Anda mungkin perlu melihat potensi untuk menjual lebih banyak tiket dengan harga lebih murah atau mengurangi pengeluaran Anda. Ingat juga bahwa mungkin untuk menurunkan biaya tamu Anda! Jika Anda tahu mereka akan dengan senang hati membayar lebih sedikit untuk fungsi yang Anda tawarkan, jangan takut untuk menagihnya.
Dengan menjual jumlah tiket yang diusulkan dan mengikuti petunjuk di atas, Anda akan selalu memahami laba bersih yang Anda inginkan dan dalam banyak kasus jumlah yang lebih tinggi. Namun, jika Anda tidak menjual jumlah tiket yang diinginkan, atau jika pengeluaran Anda lebih tinggi dari yang dianggarkan, maka laba bersih Anda bisa sangat terpengaruh.
Namun ingat: jika tiket Anda terjual dengan benar, maka semua yang Anda kumpulkan pada malam itu akan menjadi bonus.
Penjualan tiket biasanya merupakan sumber pendapatan terbaik Anda di penggalangan dana. Jika memungkinkan, Anda harus mencoba untuk mengunci laba bersih yang Anda inginkan untuk malam itu dari penjualan tiket saja – dengan begitu, segala sesuatu yang Anda hasilkan dari hal-hal lain yang harus dilakukan pada malam itu adalah surplus dan Anda juga memiliki bantalan terhadap pengeluaran tak terduga.
Pastikan Anda mendelegasikan tugas penjualan tiket kepada lebih dari satu orang. Jauh lebih mudah bagi 20 staf untuk menjual 10 tiket masing-masing daripada satu orang menjual 200. Minta setiap penjual bertanggung jawab atas penjualan alokasi tiket mereka dan pastikan Anda mempromosikan acara Anda seluas mungkin – poster, email, pamflet, kontak pribadi, atau bentuk publisitas lainnya mungkin relevan, bergantung pada audiens Anda.
Intinya: penjualan tiket biasanya merupakan sumber pendapatan utama Anda dan kesuksesan finansial dari fungsi Anda sering kali bergantung pada pencapaian tujuan penjualan tiket Anda. Promosikan secara luas dan sebarkan tanggung jawab untuk penjualan.
Cara Anda memilih untuk mengatur paket makanan dan minuman Anda akan bervariasi tergantung pada format fungsi Anda dan bagaimana Anda memilih untuk menyusun harga tiket Anda. Biasanya semakin mahal tiketnya, semakin besar kemungkinan peserta mengharapkan makanan dan setidaknya sejumlah minuman untuk dimasukkan. Jika semua minuman sudah termasuk, pastikan ini sudah dimasukkan ke dalam harga tiket.
Pilihan lain untuk acara di mana minuman tidak termasuk dalam harga tiket adalah menyediakan dua “tiket minuman” gratis untuk setiap tamu yang masuk. Ini dapat ditukarkan dengan tarif satu tiket untuk minuman ringan atau dua tiket untuk minuman beralkohol. Setelah tiket ini digunakan, para tamu dapat membeli tiket minuman tambahan atau membeli minuman di bar.
Ingatlah untuk memastikan paket minuman Anda mencakup pilihan yang sesuai dengan semua tamu Anda, terutama jika Anda membeli minuman sendiri atau menggunakan bar klub yang ada. Jangan lupa untuk melayani semua tamu, termasuk vegetarian.
Kenali tamu Anda, pahami harapan mereka, dan kelola bar Anda dengan bijak. Demikian juga, Anda perlu mencapai keselarasan dengan paket makanan Anda. Kualitas makanan yang buruk atau tidak cukup dapat membuat orang merasa kekurangan makanan, namun, makanan jarang menjadi sumber pendapatan yang signifikan dan makanan yang lezat biasanya juga tidak menjadi fokus acara ini, jadi berhati-hatilah untuk tidak berlebihan.
Sponsor dapat menjadi cara yang bagus untuk mendapatkan penghasilan tambahan untuk fungsi Anda. Ada beberapa cara Anda dapat mengejar sponsor untuk penggalangan dana kasino. Salah satunya adalah meminta sponsor untuk seluruh fungsi. Satu atau lebih perusahaan mungkin ingin membayar jumlah yang lebih besar untuk mensponsori acara secara keseluruhan. Sebagai alternatif, mereka dapat mensponsori bagian-bagian individual dari malam itu seperti lelang atau bagian tertentu dari program hiburan.
Sponsor meja kasino adalah pilihan lain. Jumlah sponsor harus, idealnya, cukup untuk menutupi biaya meja dan staf. Tanda-tanda dapat ditampilkan di atas meja untuk memberikan pengakuan kepada para sponsor.
Sponsor juga dapat menyediakan barang-barang pemasaran atau hadiah kecil untuk dibagikan di meja – sponsor dapat memberikan pena dengan logo mereka untuk diberikan kepada siapa saja yang diberikan blackjack, misalnya.
Saat pertama kali mendekati calon sponsor, pastikan Anda dapat memberi tahu mereka apa untungnya bagi mereka. Ini mungkin termasuk:
- Paparan melalui logo mereka dicantumkan pada poster acara, pamflet, email, program dan/atau papan nama pada malam hari.
- Pengakuan dalam pidato di malam hari.
- Tiket gratis ke acara tersebut untuk mereka dan pelanggan, keluarga, atau teman mereka.
- Kesempatan untuk membagikan barang-barang promosi pada malam hari. Anda dapat mengatur tas pamer Anda sendiri dan memberi banyak sponsor kesempatan untuk memasukkan barang-barang promosi di dalamnya.
- Promosi di situs web organisasi Anda untuk jangka waktu tertentu sebelum dan sesudah acara.
- Kesempatan bagi dealer atau staff event lainnya untuk memakai topi, kemeja atau seragam yang disediakan oleh pihak sponsor. Harap diskusikan opsi ini dengan manajer fungsi Anda sebelum membuat perjanjian apa pun dengan sponsor – karena tidak semua permintaan mungkin realistis atau relevan.
Ingatlah bahwa sponsorship dapat berupa finansial atau dalam bentuk donasi seperti hadiah untuk lelang.
Juga ingat bahwa semakin banyak Anda meminta dari sponsor, semakin besar kemungkinan mereka mengharapkan imbalan, dan jika sponsor yang berbeda menyumbangkan jumlah yang berbeda harus ada perbedaan dalam tingkat paparan yang mereka terima.
Pastikan Anda memberi sponsor nilai tunai. Jika mereka merasa mendapatkan nilai sebagai imbalan atas donasi mereka, kemungkinan besar mereka akan menghadiri acara tersebut dan mensponsori acara tersebut lagi di tahun-tahun mendatang.
Lelang
Dua jenis lelang yang umum pada fungsi penggalangan dana – lelang langsung dan lelang diam. Keduanya dapat menghasilkan pendapatan yang signifikan, namun, keduanya perlu dikelola dengan hati-hati untuk memahami potensi penuh mereka.
Ada banyak bahan utama untuk lelang langsung yang menguntungkan:
- Pastikan Anda memiliki audiens yang responsif. tutup meja kasino dan aktivitas lainnya selama pelelangan untuk memastikan Anda memiliki fokus penuh semua orang.
- Lebih pendek lebih baik. Lelang langsung Anda sebaiknya berlangsung tidak lebih dari 30 menit agar tamu Anda tetap asyik.
- Kurang itu lebih. Umumnya yang terbaik adalah memiliki lebih sedikit barang yang dapat Anda tetapkan dengan harga lebih tinggi daripada terlalu banyak barang dengan biaya lebih rendah.
- Gunakan juru lelang yang berpengalaman dan dinamis. Orang di mikrofon dapat membuat atau menghancurkan lelang Anda. Juru lelang yang baik akan membuat para tamu terhibur, terlibat, dan menawar.
Lelang diam memberikan kesempatan untuk menghasilkan dana tambahan. Mereka sebagian besar menjalankan sendiri pada malam hari, namun, organisasi yang substansial diperlukan sebelum dan sesudah fungsi untuk membuat mereka bekerja. Biasanya sponsor tambahan perlu ditemukan untuk menyumbangkan barang-barang yang dilelang dan untuk mengumpulkan uang dari penawar yang menang pada akhir lelang.
Nilailah jumlah item lelang senyap yang secara realistis dapat Anda harapkan diberikan untuk acara Anda, jumlah pendapatan yang dapat Anda harapkan darinya, dan bagaimana lelang sunyi akan digabungkan dengan aktivitas lain yang dijalankan pada malam hari.
Tanda harus dengan jelas menyatakan jika Anda menerima kartu kredit, cek, hanya uang tunai atau berapa lama setelah acara, penawar yang menang harus membayar. Lelang senyap dapat memberikan fungsi Anda dengan pendapatan tambahan yang signifikan juga, namun, mereka harus dijalankan dengan sangat hati-hati agar menguntungkan.
Biaya Overhead Aturan dasar mengenai pengeluaran adalah untuk menjaganya seminimal mungkin tanpa mempengaruhi fungsi Anda.